Archivwürdigkeit - Aufbewahrungsfristen
(Textbeitrag von Herrn Kreisarchivpfleger Max Direktor)
Die Dauer der Aufbewahrung der Unterlagen richtet sich nach verschiedenen Gesetzen, Verordnungen (z. B. Personenstandsgesetz, Meldegesetz, Kommunale Haushaltsverordnung) oder Rundschreiben.
Aufbewahrungspflicht
- Bestimmte Unterlagen müssen dauerhaft aufbewahrt werden, zum Beispiel: Beschlussbücher, die Jahresrechnung, die Personenstandsbücher.
Beurteilung der Archivwürdigkeit
- Der größte Teil der Unterlagen muss nur bis zum Ende der festgelegten Fristen aufbewahrt werden (im Einheitsaktenplan vermerkt) und wird dann auf ihre Archivwürdigkeit überprüft.
- Es gilt eine Bewertung zu treffen, welche Unterlagen archivwürdig sind und welche vernichtet werden können.
- Archivwürdige Unterlagen werden auf Dauer verwahrt, gesichert und erhalten, nicht zuletzt um sie nutzbar zu machen und auszuwerten.
- Zu entscheiden sind folgende Fragen:
- Was könnte auch nach längerer Zeit für die Verwaltung noch wichtig sein?
- Was wollen wir der Nachwelt überliefern?
- Was ist wichtig / interessant für die Gemeindegeschichte?
Ein wichtiges Hilfsmittel für die Aktenaussonderung wurde im März 2017 von der Arbeitsgemeinschaft der bayerischen Kommunalarchivare veröffentlicht: die „Bewertungsempfehlungen anhand des bayerischen Einheitsaktenplanes“. Erfahrene Kommunalarchivare haben hier praxisnahe Aufbewahrungsempfehlungen erarbeitet: Bewertungsempfehlungen anhand des bayerischen Einheitsaktenplanes (kommunalarchive-bayern.de)