Willkommen im Landratsamt

(Textbeitrag von Herrn Kreisarchivpfleger Max Direktor)

• Unter Gemeindearchiv versteht man die Einrichtung einer Gemeinde, in der Unterlagen, die von der laufenden Verwaltung nicht mehr benötigt, aber als archivwürdig eingestuft wurden, dauerhaft aufbewahrt werden. Es ist eine Pflichtaufgabe der Gemeinden, für die Archivierung ihrer Unterlagen Sorge zu tragen.
  
  
• Die Registratur umfasst die von der Verwaltung noch benötigten und die noch nicht ausgesonderten und ins Archiv übernommenen Bestände.
  
  
• Die Gemeindearchive sind das „Gedächtnis der Gemeinden“ – für die Verwaltung wie für alle Bürger. Das Archivgut ist in der Regel nur einmal überliefert und daher unersetzlich.
  
  
• Die Gemeinden regeln die Archivierung der bei ihnen erwachsenen Unterlagen in eigener Zuständigkeit.
  
  
• Es besteht ein Rechtsanspruch auf die Benutzung von Gemeindearchiven.
  
  
• Die Gemeinden werden bei ihren Aufgaben vom Archivpfleger unterstützt.

(Textbeitrag von Herrn Kreisarchivpfleger Max Direktor)

Der Archivpfleger unterstützt die Gemeinden in allen Archivfragen. Er arbeitet ehrenamtlich, wird im Einvernehmen mit dem jeweiligen Landkreis von der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns jeweils für 5 Jahre bestellt und arbeitet so-wohl mit dem Landratsamt als auch mit dem zuständigen Staatsarchiv (in unserem Fall dem Staatsarchiv München) zusammen. Ich bin Archivpfleger seit 2001 (südlicher Landkreis) bzw. seit 2006 (gesamter Landkreis).

Die Aufgaben des Archivpflegers sind in der gemeinsamen Bekanntmachung der Bayerischen Staatsministerien des Innern und für Unterricht, Kultus, Wissenschaft und Kunst vom 22. Januar 1992 beschrieben.

Beratung

Wichtigste Aufgabe ist die Beratung aller Kommunalarchive, die nicht von Facharchivaren oder hauptamtlich geleitet werden, in allen Fragen des Archivwesens. Das sind im Landkreis Neuburg-Schrobenhausen alle Kommunalarchive außer den Stadtarchiven Neuburg und Schrobenhausen, zu denen der Archivpfleger aber enge Kontakte pflegt.

Gegenstand der Beratung sind zum Beispiel

• die Beurteilung der Archivwürdigkeit von Unterlagen
• Ordnungsarbeiten: die fachgerechte Ordnung und Erschließung der Unterlagen und das Erstellen von Findbüchern
• Archivräume: die fachgerechte Lagerung und Aufbewahrung der gemeindlichen Archivalien, die auch langfristig vor schädlichen Einflüssen schützt (Brandschutz, Luftfeuchtigkeit, also Schutz vor Schimmel)
• die Aussortierung von nicht archivwürdigen Unterlagen
• die Benutzung von Gemeindearchiven wie auch Regelungen zum Datenschutz
• die Aufstellung von Satzungen und Benutzungsregelungen

Besuche bei Gemeinden

Viele Fragen der Archivpflege können per Telefon oder per Email geklärt werden.
Das ersetzt aber nicht die Beratung vor Ort, zum Beispiel Beratungen zur Erschließung, zur Aussonderung von Akten oder Druckschriften oder zu Lagerbedingungen. Aber auch ohne konkreten Anlass besucht der Archivpfleger die Gemeindearchive, es gibt immer genügend interessante Themen zu besprechen.

Jahresberichte des Archivpflegers

Der Archivpfleger erstellt einen Jahresbericht über seine Tätigkeiten im jeweils abgelaufenen Jahr. Eine Kopie erhält jeweils: das Landratsamt, das Staatsarchiv München und der Kulturreferent / die Kulturreferentin des Kreistags, der/die den Bericht in Auszügen oder komplett an die Fraktionen oder die Kreisräte weitergibt.

Archivberichte

Der Archivpfleger erstellt in regelmäßigen Abständen mit Hilfe eines Formulars Archivberichte über die Gemeinden, von denen jeweils eine Kopie an das Landratsamt, das Staatsarchiv München und die Gemeinde erhält. Gefragt wird u. a. nach Zuständigkeiten, Beständen, Unterbringung, Erschließung, Aufbau der Registratur usw.

Treffen mit Heimatpflegern im Landratsamt

Auf Grund ihrer Zielsetzung sind Archivpflege und Heimatpflege eng miteinander verbunden. Die Archivpfleger werden deshalb ständig mit den Heimatpflegern Verbindung halten. Auf Einladung des Landrats treffen sich die Kreisheimatpfleger und der Archivpfleger in regelmäßigen Abständen zum Informations- und Erfahrungsaustausch.

Archivpflegertreffen in München

Auf Einladung des Staatsarchivs München treffen sich die Archivpfleger der oberbayerischen Landkreise in regelmäßigen Abständen zum Erfahrungsaustausch.
Auf der Tagesordnung stehen auch wichtige aktuelle Themen für die Archivpflege, zum Beispiel die Archivierung von Personenstandsbüchern, von Schülerunterlagen, Archivsatzungen, wichtige Informationen über konservatorische Behandlung der Archivalien (Feuchtigkeit, Schädlinge, Brandschutz) usw.

Nachlässe

Vielfach gibt es Nachlässe von Vereinen oder Heimatforschern, denen ein Platz in einem der kommunalen Archive gesichert werden muss, da sie für die Heimatforschung von großem Interesse sind.

Zusammenarbeit mit anderen Stellen

Die Archivpfleger halten auch Kontakt mit örtlichen Institutionen, die an der Arbeit der Archive interessiert sind. Ich bin Mitglied in drei historischen Vereinen des Landkreises, in zwei Vereinen auch ehrenamtlich tätig.

Vorträge und Kontakt zu Heimatforschern

Im Lauf der Jahre habe ich eine Reihe von Vorträgen gehalten, die sich häufig mit Archivthemen befassten und auch in der Presse Resonanz fanden:

• Vorträge im Rahmen der Heimatforschertagungen im Haus im Moos
• Vorträge bei den „Familien- und Heimatforschern Schrobenhausener Land“, die sich sechs Mal im Jahr in Lampertshofen treffen, längst den gesamten Landkreis abdecken und inzwischen einer der größten Forscherstammtische Bayern sind.

(Textbeitrag von Herrn Kreisarchivpfleger Max Direktor)

• Im Landkreis Neuburg-Schrobenhausen haben alle Gemeinden ihre Unterlagen vor der Gemeindegebietsreform 1972/78 ins Archiv überführt.

• Die Bestände der „Altgemeinden“ wurden als eigenständige „Gemeindearchive“ erhalten. Sie gehen meist bis zum Beginn des 19. Jahrhunderts zurück. Stadtarchive haben deutlich ältere Bestände.

• Die Erschließung orientiert sich am Einheitsaktenplan.

• Findbücher (Repertorien) sind für alle Altgemeinden vorhanden.

• Der Archivpfleger besitzt Kopien all dieser Verzeichnisse und kann dann bei Anfragen auch per Telefon oder Mail Auskunft geben.

• Der erfreuliche Zustand der gemeindlichen Archive in unserem Landkreis wurde in einem Artikel für die „Nachrichten aus den Staatlichen Archiven Bayerns“ Nr. 63 (Dezember 2012) ausdrücklich gewürdigt.

• Ich möchte in diesem Zusammenhang die unschätzbaren Verdienste meiner Vorgänger Hans Göttler und Valentin Rieß erwähnen.

(Textbeitrag von Herrn Kreisarchivpfleger Max Direktor)

• Unter Registratur versteht man neuere schriftliche Unterlagen, die in der Regel noch laufend für die Verwaltung benötigt werden und / oder die noch nicht auf Archivwürdigkeit geprüft wurden.
• Die Registraturen beginnen zeitlich im Anschluss an die Archive, also ab 1972/78.

• Aussonderungen finden entweder laufend oder – in größerem Umfang – in bestimmten Zeitabständen statt.

• Vielfach sind Platzprobleme Anlass für Aussonderungsmaßnahmen.

• DMS – elektronische Verwaltung. Einige Gemeinden arbeiten bereits mit sogenannten Dokumenten-Management-Systemen (DMS), einige sind dabei bzw. planen sie einzuführen. Fast alle Verwaltungsvorgänge werden elektronisch erledigt und abgespeichert, so dass zu erwarten ist, dass die verbreiteten Platzprobleme der Verwaltungen in absehbarer Zeit abnehmen.

(Textbeitrag von Herrn Kreisarchivpfleger Max Direktor)

Die Dauer der Aufbewahrung der Unterlagen richtet sich nach verschiedenen Gesetzen, Verordnungen (z. B. Personenstandsgesetz, Meldegesetz, Kommunale Haushaltsverordnung) oder Rundschreiben.

Aufbewahrungspflicht

• Bestimmte Unterlagen müssen dauerhaft aufbewahrt werden, zum Beispiel: Beschlussbücher, die Jahresrechnung, die Personenstandsbücher.

Beurteilung der Archivwürdigkeit

• Der größte Teil der Unterlagen muss nur bis zum Ende der festgelegten Fristen aufbewahrt werden (im Einheitsaktenplan vermerkt) und wird dann auf ihre Archivwürdigkeit überprüft.

• Es gilt eine Bewertung zu treffen, welche Unterlagen archivwürdig sind und welche vernichtet werden können.

• Archivwürdige Unterlagen werden auf Dauer verwahrt, gesichert und erhalten, nicht zuletzt um sie nutzbar zu machen und auszuwerten.

• Zu entscheiden sind folgende Fragen:
  - Was könnte auch nach längerer Zeit für die Verwaltung noch wichtig sein?
  - Was wollen wir der Nachwelt überliefern?
  - Was ist wichtig / interessant für die Gemeindegeschichte?

Ein wichtiges Hilfsmittel für die Aktenaussonderung wurde im März 2017 von der Arbeitsgemeinschaft der bayerischen Kommunalarchivare veröffentlicht: die „Bewertungsempfehlungen anhand des bayerischen Einheitsaktenplanes“. Erfahrene Kommunalarchivare haben hier praxisnahe Aufbewahrungsempfehlungen erarbeitet: Bewertungsempfehlungen anhand des bayerischen Einheitsaktenplanes (kommunalarchive-bayern.de)

(Textbeitrag von Herrn Kreisarchivpfleger Max Direktor)

Das Interesse an den Gemeindearchiven hat in den letzten Jahren laufend zugenommen und ist deutlich größer als allgemein gedacht. Der Kreisarchivpfleger will daher auch Ansprechpartner sein, wenn es um konkrete Fragen von Heimat- oder Familienforschern oder um wissenschaftliche Themen geht, und die Suche nach Archivalien und Informationen unterstützen. Archivbenutzer sind zum Beispiel

• die Gemeinde selbst
• örtliche oder überörtliche Familienforscher
• Heimatforscher zu Teilaspekten der Heimatgeschichte
• Heimatforscher für Orts- oder Gemeindechroniken
• Örtliche Vereine – meist für Jubiläumsfestschriften
• in größeren Archiven auch Wissenschaftler.

Doch unabhängig von der Zahl der aktuellen Benutzer sichert das Gemeindearchiv wichtige Unterlagen zur Gemeindegeschichte auch für zukünftige Generationen.